HR-Archivassistent/in

Overview

Wir suchen detailorientierte Fachkräfte zur Unterstützung eines globalen HR-Compliance-Projekts. Diese Rolle umfasst das Auffinden, Organisieren und Überprüfen historischer Mitarbeiterakten in verschiedenen Regionen, um Genauigkeit und Vollständigkeit für Compliance-Zwecke sicherzustellen. Die Position erfordert starke organisatorische Fähigkeiten, Ausdauer und die Fähigkeit, eigenständig in Umgebungen zu arbeiten, in denen Unterlagen archiviert oder schwer zugänglich sein können. Unterstützung kann sowohl für die Prüfung digitaler als auch physischer Akten vor Ort erforderlich sein.

Hauptaufgaben

• Aktenbeschaffung: Auffinden und Sammeln von Mitarbeiterunterlagen aus verschiedenen Lagerorten, einschließlich physischer Archive und digitaler Systeme.
• Datenprüfung: Bewertung der Akten auf Vollständigkeit und Genauigkeit gemäß den Projektrichtlinien.
• Dokumentation: Fortschrittsverfolgung, Führung von Protokollen über abgerufene Akten und Berichterstattung der Ergebnisse an die Projektverantwortlichen.
• Zusammenarbeit: Enge Abstimmung mit regionalen HR-Teams und Beschaffungspartnern zur Koordination der Aktivitäten und Klärung von Unstimmigkeiten.
• Problemlösung: Identifizierung fehlender oder schwer auffindbarer Dokumente und Eskalation bei Bedarf.

Qualifikationen

• Umgangssprachliches Englisch erforderlich
• Erfahrung in der HR-Administration, im Aktenmanagement oder in ähnlichen Rollen.
• Hohe Aufmerksamkeit für Details und organisatorische Fähigkeiten.
• Fähigkeit, eigenständig zu arbeiten und die Zeit effektiv zu managen.
• Umgang mit vertraulichen Informationen in Übereinstimmung mit Datenschutzstandards.
• Kenntnisse globaler HR-Prozesse sind von Vorteil.

Herausforderungen & Erwartungen

• Arbeitsvolumen: Bearbeitung großer Mengen an Akten, teilweise aus vergangenen Jahrzehnten.
• Physische Archive: Akten können in Kartons, Schränken oder externen Lagerstätten aufbewahrt werden.
• Komplexität: Unterlagen können unvollständig oder falsch abgelegt sein, was detektivisches Geschick zur Auffindung fehlender Informationen erfordert.
• Zeitsensibilität: Die Arbeit ist terminabhängig und erfordert effiziente Priorisierung sowie Anpassungsfähigkeit.
• Globale Koordination: Zusammenarbeit über mehrere Länder und Zeitzonen hinweg ist notwendig, um Konsistenz und Compliance zu gewährleisten.

Zusätzliche Details

• Reisetätigkeit: Gelegentliche Besuche physischer Lagerstätten können erforderlich sein.
• Werkzeuge: Kenntnisse in Microsoft Office und Dokumentenmanagementsystemen.

Falls Sie spezifische Anpassungen wünschen (z. B. formellere oder informellere Formulierungen), lassen Sie es mich wissen! Soll ich die Übersetzung in einem bestimmten Format (z. B. als PDF oder Word-Dokument) bereitstellen?