Directeur/rice de projet événement

Overview

Le.la Directeur.rice de projet mène la réalisation de plusieurs projets physiques ou digitaux en simultanée sur l’année avec des clients issus des institutions publiques ou du secteur privé.

Il.elle est chargé de concevoir les projets en adéquation avec la demande client. Il.elle doit piloter les différents corps de métiers, coordonner la mise en œuvre et est garant de la bonne réalisation de son évènement.

Il.elle a aussi un rôle fort de conseil auprès de son client et des équipes qui l’entoure.
Il.elle contribue au déploiement de la démarche RSE dans son poste selon les modalités établies dans le cadre du système de management ISO 20121.

RESPONSABILITE ET FONCTION

En amont de l’événement,

Phase de brief

• Savoir prendre correctement un brief et poser les bonnes questions
• Participer à l’élaboration de la réponse à l’AO
• Préparer la réponse à l’appel d’offres en coordination globale de l’équipe new biz (planning, prod, log) et/ou en écriture de recommandation de manière autonome o Entretenir une relation avec le client en phase d’AO avec DC
• Présentation orale d’une recommandation
   

Phase de production

« Pilotage et suivi de projet

• Tenir le cap du projet sur toute la durée
• Collaborer en binôme avec le.la directeur de clientèle pour être au même niveau
• d’information (reportings et points réguliers), quand directeur de clientèle sur le  dossier.
• Suivi des briefs DA et scénographie
• Suivre la réalisation des supports de communication édités par un graphiste interne ou externe en binôme avec un junior
• Collaborer avec le directeur artistique sur les prestations artistiques
• Collaborer avec le responsable technique pour la validation des plans d’implantation  et choix techniques stratégiques
• Collaborer avec les experts digitaux lors de la mise en place d’évents digitaux
• Collaborer avec la production et la logistique : suivi et échange au quotidien
• Sur la partie contenu, en binôme avec le.la DC, suivre le contenu, la dynamisation des  séances plénières, avoir des input format / contenu
• Suivre et challenger la production de contenu en binôme avec un junior : vidéos,  slides, dynamisation
• Préparer et mener une conférence de rédaction
• Capacité forte à détecter des points de blocage sur un dossier et prendre de la hauteur
• Prendre de la hauteur sur le dossier et savoir le challenger et l’enrichir
• Mise en place et suivi avec l’équipe de tous les outils de travail : ODJ, CR,  retroplanning, PAD
• Rédiger l’ordre du jour des réunions de projet, mener les réunions, rédiger le compte rendu
• Rédiger et garantir le respect d’un rétroplanning précis propre au projet o Budgets : suivi, revente et rentabilité et suivi facturation client

Constitution et management des équipes

• Diffuser les informations clients auprès de l’équipe projet, avoir une bonne communication en interne
• Réfléchir à la bonne équipe, la proposer au DC et la mettre en place pour le projet o Manager des juniors comme des assistant(e) chef de projet voir CP junior en leur confiant des vrais chantiers sur les projets, en leur transmettant son savoir-faire, en les faisant grandir de plus en plus
• Participer au recrutement des stagiaires / assistantes

Relation client

• Être l’interlocuteur principal du client et entretenir une relation positive et constructive

Sur site

• Être l’un des interlocuteurs privilégié client
• Savoir anticiper et gérer les imprévus avec l’équipe
• Manager les équipes / communiquer efficacement avec les équipes
• Gérer seul les prises de plateau, les répétitions, le coaching des intervenants sur la partie plénière
• Confier des rôles précis / des missions aux juniors o Savoir bien mettre en avant son équipe

​Post-événement / déjà acquis

• Rédiger le débrief de l’événement avec bilan RSE
• Gérer tous les outils post event avec les juniors dans un timing raisonnable o Finaliser la rentabilité avec la production avec l’équipe

Relation Client

• Adopter une nouvelle posture client : de conseil, d’écoute active, de pro-activité o Développer une vraie relation privilégiée avec ses clients /  Commencer à fidéliser en imaginant des petites attentions
• Développer sa connaissance marque / sa connaissance client- valeurs de la marque  pour être de plus en plus pro-actif
• Savoir réaliser une veille sur des clients privilégiés au quotidien tant en période de  prod qu’en dehors.

La RSE

LDR étant certifiée ISO 20121, le.a directeur de projet doit connaître et participer au déploiement de la politique RSE de l’agence.
Différentes actions sont à mener au cours d’un projet :

• Avoir un regard attentif sur la scénographie, la logistique, la technique proposée pour respecter les enjeux RSE de l’agence (éco conception, neutralité carbone)
• Appliquer les procédures métiers & d’achats responsables durant la production d’un dossier
• Conseiller & communiquer autour de la démarche auprès de ses clients, mais aussi partenaires, freelances associé aux dossiers, …
• Être dans une posture conseil sur les sujets RSE (proposition d’alternative RSE de production quand le projet le permet)
• Remplir la fiche post prod RSE pour permettre de faire remonter des KPI
• En cas de problématiques sur un dossier, le faire remonter lors des réunions  trimestrielles RETEX

Compétences transverses

• Avoir une organisation et une gestion du temps optimale
• Résistance au stress et à la pression
• Rigueur
• Réactivité
• Ecoute active
• Autonomie
• Appétence au contenu